BAJAS MÉDICAS: QUÉ COSTE TIENEN REALMENTE PARA LA EMPRESA
La incapacidad temporal de un trabajador es una situación relativamente habitual en cualquier empresa. Una enfermedad común, un accidente, una intervención quirúrgica o una contingencia profesional pueden provocar que una persona permanezca temporalmente alejada de su puesto de trabajo.
Para el empresario, sin embargo, una baja médica no representa únicamente la ausencia de un trabajador. Puede implicar costes salariales, cotizaciones, reorganización del trabajo, contratación de sustitutos, pérdida de productividad y, en determinados casos, importantes dificultades organizativas.
¿Qué es la incapacidad temporal?
La incapacidad temporal, conocida habitualmente como «baja médica», es la situación en la que se encuentra una persona trabajadora que, por enfermedad o accidente, está temporalmente imposibilitada para trabajar y recibe asistencia sanitaria. Durante ese período existe una prestación económica destinada a compensar la pérdida de ingresos derivada de la imposibilidad de trabajar. Pero no todas las bajas tienen el mismo tratamiento.
La primera distinción que debe realizar la empresa es entre:
• enfermedad común;
• accidente no laboral;
• accidente de trabajo;
• enfermedad profesional;
• y determinadas situaciones especiales de incapacidad temporal previstas legalmente.
Esta clasificación determina, entre otras cuestiones, desde cuándo nace la prestación y quién asume su coste.
Enfermedad común o accidente no laboral
En estos casos, la prestación económica por incapacidad temporal se inicia, con carácter general, a partir del cuarto día de la baja. Durante los días cuarto a decimoquinto, ambos inclusive, el subsidio corre a cargo del empresario. A partir del decimosexto día, la prestación corresponde al INSS, la mutua colaboradora o, en su caso, la entidad competente, aunque normalmente la empresa continúa realizando el pago al trabajador mediante el denominado pago delegado.
La situación puede ser diferente si el convenio colectivo establece complementos de incapacidad temporal. Y aquí aparece una cuestión que el empresario no debería pasar por alto. El convenio colectivo puede incrementar el coste
La prestación legal de incapacidad temporal no tiene por qué coincidir con la cantidad que finalmente percibe el trabajador. El convenio colectivo aplicable puede establecer complementos a cargo de la empresa. Por tanto, para conocer el coste real de una baja no basta con acudir exclusivamente a la normativa general. Hay que revisar también: el convenio colectivo aplicable a la empresa y al trabajador. Esta es una de las razones por las que dos empresas pueden soportar costes diferentes ante situaciones aparentemente idénticas.
¿Qué ocurre en un accidente de trabajo?
El tratamiento es diferente. En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, el subsidio se abona, con carácter general, desde el día siguiente al de la baja, mientras que el empresario debe asumir el salario íntegro correspondiente al día de la baja. Además, la contingencia profesional puede generar otras consecuencias que van más allá del coste directo de la incapacidad temporal.
Si el accidente se produce como consecuencia de incumplimientos en materia de prevención de riesgos laborales, pueden aparecer responsabilidades adicionales. Por ello, desde la perspectiva empresarial, un accidente de trabajo nunca debería analizarse únicamente como un problema de nómina.
Puede tener consecuencias laborales, administrativas, económicas e incluso de responsabilidad empresarial.
La empresa sigue pagando las cotizaciones
Otra cuestión que genera confusión es pensar que, durante una baja, desaparecen las obligaciones de Seguridad Social. No es así. Durante la incapacidad temporal siguen existiendo obligaciones de cotización en los términos establecidos por la normativa. Por tanto, cuando un empresario calcula el coste de una baja debe distinguir entre:
• prestación económica;
• complementos salariales establecidos por convenio;
• cotizaciones empresariales;
• costes de sustitución;
• pérdida de productividad;
• y otros costes indirectos.
La cifra que aparece en la nómina no refleja necesariamente el coste total que la ausencia tiene para la empresa.
El coste invisible: la pérdida de productividad
Este es probablemente el aspecto menos valorado. Imaginemos una pequeña empresa con cinco trabajadores. Uno de ellos permanece de baja durante varias semanas. La empresa puede verse obligada a: redistribuir sus tareas; realizar horas extraordinarias; contratar temporalmente a otra persona; recurrir a una empresa externa; retrasar determinados trabajos; asumir una menor capacidad productiva; o incluso rechazar determinados encargos.
El coste económico real puede ser considerablemente superior al importe que aparece en la nómina. Por eso, en una pequeña empresa, una baja prolongada puede tener un impacto significativo.
La empresa debe gestionar correctamente la información
La incapacidad temporal también tiene una dimensión administrativa. En la actualidad, la gestión de los partes médicos se ha digitalizado progresivamente y la empresa recibe la información necesaria a través de los sistemas habilitados por la Seguridad Social. El empresario no debe exigir al trabajador que le entregue documentación médica que no resulta necesaria para gestionar la relación laboral.
Existe una diferencia importante entre conocer que una persona está en situación de incapacidad temporal y conocer el diagnóstico médico concreto que ha provocado la baja. La empresa debe tratar la información sanitaria con especial cautela.
¿Qué ocurre cuando la baja se prolonga?
Una incapacidad temporal puede prolongarse durante un período considerable. El régimen general establece una duración máxima de 365 días, con posibilidad de prórroga por otros 180 días cuando se presuma que durante ella puede producirse la curación. Cuando una baja se prolonga, la empresa debe prestar especial atención a la evolución de la relación laboral. Puede ser necesario analizar: organización del trabajo; sustitución; vacaciones; cotizaciones; situación contractual; posibles procesos de incapacidad permanente; y, cuando corresponda, las consecuencias de la eventual reincorporación.
Por tanto, podemos concluir que el coste de una baja depende de numerosos factores: tipo de contingencia + duración + convenio colectivo + salario + cotización + necesidad de sustitución + pérdida de productividad.
Una baja de cinco días de un trabajador administrativo puede tener un impacto muy diferente de una baja de cinco meses de un trabajador altamente especializado cuya función no puede ser cubierta fácilmente.
Como hemos visto anteriormente, el empresario debe entender tres conceptos básicos:
• Coste directo: lo que la empresa debe asumir económicamente.
• Coste laboral: cotizaciones, complementos y obligaciones asociadas.
• Coste indirecto: pérdida de productividad, sustitución, reorganización y posible pérdida de negocio.
En conclusión, una baja médica no significa que la empresa deje automáticamente de soportar costes. Tampoco significa que tenga que continuar pagando íntegramente el salario del trabajador durante todo el período.
El coste depende de la contingencia, la duración del proceso, el convenio colectivo, el sistema de Seguridad Social y las necesidades organizativas de la empresa.
La mejor gestión consiste en conocer previamente las reglas y calcular el impacto real de las ausencias, especialmente en las pequeñas empresas, donde la ausencia de una sola persona puede tener una repercusión considerable.
La incapacidad temporal es una situación protegida por el sistema de Seguridad Social. Gestionarla correctamente también forma parte de la responsabilidad empresarial.